Huishoudelijk reglement

 

HUISHOUDELIJK REGLEMENT  “TENNISCLUB VOLKEL”

 
Opgericht 6 december 1977
 
 
 
Rechten en verplichtingen der leden
       
 
Artikel 1

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan de ter plaatse geldende reglementen. Zij zijn tevens verplicht zich te houden aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de beheerder en/of bestuursleden.
 
 
Artikel 2

De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministratie door te geven. Zij zijn tevens verplicht de jaarcontributie en – indien verschuldigd – het entreegeld te voldoen voor 1 januari van het desbetreffende verenigingsjaar.
       
 
Artikel 3

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, (geen bestuurs- of commissievergaderingen zijnde) wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.
 
 
Artikel 4
 
Leden zijn verplicht tot het dragen van gepaste tenniskleding en tennisschoeisel op de banen.

 
 
Vergaderingen
 
       
Artikel 5
 
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
 
 
Artikel 6
 
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste 8 dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
 
 
Artikel 7
 
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of tien seniorleden, ereleden of leden van verdienste.
Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 7 dagen voor de aanvang van de algemene vergadering.
 
 
Artikel 8
 
Een besluit van de algemene vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig, onverkort het bepaalde in art. 17 leden 8 en 9 van de statuten. Een uitzondering op de regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen – met minstens 2/3 van het aantal uitgebrachte stemmen – blanco stemmen daaronder niet begrepen – en naar aanleiding van een voorstel, dat naar oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.

 
Artikel 9
 
De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste 7 dagen vóór de verzending der convocatie door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

 
Artikel 10
 
Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

 
 
Commissies
 
 
Artikel 11
 
De algemene vergadering kan één of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie.
De commissie en door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen benoemd heeft. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissie – met uitzondering van de commissie als bedoelt in artikel 12 lid 4 van de Statuten (kascommissie) – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden
vervangen.

 
Artikel 12
 
De commissie, als bedoelt in artikel 12 lid 4 van de Statuten (kascommissie) bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen.
Dit plaatsvervangend lid zal in het volgend verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft.
 
 
Artikel 13
 
Door de algemene vergadering worden, een Technische Commissie, een Jeugdcommissie, een Recreatiecommissie, een Paviljoencommissie en een Open Toernooicommissie gekozen. De voorzitters van voornoemde commissies hebben zitting in het bestuur.
 
 
Artikel 14
 
Voor de verantwoordelijkheden en de werkzaamheden van de in art. 12 genoemde commissies wordt verwezen naar het infoboekje.
 
 
 
Besluitvorming
 
 
Artikel 15
 
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel, niet zijnde een voorstel tot benoeming van een functionaris, geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. 
In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.

 
Artikel 16
 
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
 
 
Artikel 17
 
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.
 
 
 
Bestuur
 
 
Artikel 18
 
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuur benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.
Aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredenden geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijdse ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
 
 
Artikel 19
 
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
 
 
Artikel 20
 
Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
 
 
Artikel 21
 
Het bedrag als bedoeld in artikel 11 lid 3 onder sub c van de Statuten wordt gesteld op 25.000,-- euro.
 
 
 
Verplichtingen van het bestuur
 
        
Artikel 22
 
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
 
a) namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen;

b) notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van bestuur;

c) de bezittingen en schulden van de vereniging, kleine voorwerpen van geringe
waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
 
 
 
Aanmeldingsformulier
 
        
Artikel 23
 
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 6 lid 1 van de Statuten, dient vermeld te worden:
Naam, voornamen, adres, telefoonnummer, geboortejaar en –datum, geslacht, burgerlijke staat en beroep.
 
 
 
Slotbepalingen
 
        
Artikel 24
 
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit huishoudelijk reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
 
 
 
Wijziging in het huishoudelijk reglement
 
Bij besluit van de bestuursvergadering d.d. 09-09-2003 is een aanvulling geregeld op artikel 2 van het huishoudelijk reglement.
 
Na een langdurige ziekte of blessure kan een senior of jeugd lid een aanvraag doen om voor een periode van een half jaar zonder betaling van contributie te kijken of hij/ zij het tennissen kan hervatten.
De periodes lopen van 1 januari tot 30 juni en van 1 juli tot 31 december.
Er wordt nooit restitutie gegeven van reeds betaalde contributie.
Elke aanvraag zal ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd moeten worden.
 
Namens het bestuur
 
Coby van den Elzen, secretaris
 
 
 
Aanvullingen in het huishoudelijk reglement
 
Bij besluit van de bestuursvergadering d.d. 11-01-2010 zijn enkele aanvullingen c.q. wijzigingen geregeld.
 
 
Artikel 25
 
Alle leden van de tennisclub worden geacht bardienst te draaien behalve:
-          Jeugdleden tot de leeftijd van 18 jaar
-          Dagelijks bestuur van de vereniging
-          Leden vanaf 70 jaar op hun verzoek
Alle overige uitzonderingen worden uitsluitend bezien door het dagelijks bestuur.
 
 
Artikel 26
 
In de statuten wordt in artikel 17 lid 3 vermeld dat besluiten van de algemene vergadering met meerderheid van stemmen genomen moeten worden. Over besluiten binnen het bestuur is dit niet geregeld.
Bij het staken van de stemmen binnen het bestuur zal de stem van de voorzitter voortaan van doorslaggevende betekenis zijn.    
 
 
Artikel 27
 
In de statuten wordt in artikel 10 lid vermeld dat het bestuur uit een oneven aantal leden moet bestaan.
In het huishoudelijk reglement wordt in artikel 12 vermeld dat de vijf commissievoorzitters zitting hebben in het bestuur. Met dagelijks bestuur en commissievoorzitters bestaat het bestuur dan uit acht leden.
Daarom wordt, in afwijking van de statuten, besloten dat het bestuur uit een even aantal leden kan bestaan.
 
 
Artikel 28
 
In de statuten wordt in artikel 12 vermeld dat het verenigingsjaar loopt van een november tot en met een en dertig oktober daaropvolgend. Reden hiervoor was het seizoensmatig karakter van de vereniging.
Gezien het doorlopende karakter van de vereniging is het verenigingsjaar gewijzigd van 1 januari tot en met een en dertig december daaropvolgend.
 
 
Namens het bestuur
 
Ad Donkers, penningmeester
 
 
 
Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 16 maart 2010.